秘書のお仕事って？秘書検定は取っておくと就職・転職で有利になる？

秘書は、主に組織・個人の重要な業務・活動を円滑に進めるためのサポートを担当する存在です。

「なんとなくイメージはあるけれど、実際に秘書になるにはどうすれば良いの？」という方も多いでしょう。

そこで、この記事では、秘書という仕事について以下の内容を紹介します。

秘書のお仕事って、具体的にどんなもの？

秘書のお仕事は、オフィスでの様々な業務をサポートする重要な役割を担っています。

では、具体的にどのような仕事があるのでしょうか？

スケジュール管理

上司の日々の予定を調整し、大切な会議やアポイントメントをスムーズに進めるためスケジュールをきちんと管理します。

コミュニケーション管理

メールや手紙のやり取り、電話応対、ファックスの送受信など、コミュニケーションの一環としての業務をオフィスの窓口として担当します。

また、取引先や顧客など外部の人々からの問い合わせや要望に応じ、必要に応じて迅速に対応します。

書類作成と機密情報の管理

報告書やプレゼンテーション資料の作成、文書の整理と保管（ファイリング）を行います。

これらの文書が正確であるよう、時には編集や校正も行うことがあります。

また、重要な情報や文書の安全を守るため、適切な保管とセキュリティの確保を行うことも仕事の一環です。

会議サポート

会議の準備から運営までをサポートします。

具体的には、会議の日時と場所の設定、必要な資料の配布、議事録の作成などが含まれます。

その他の雑務

上記以外にも、上司の出張に必要な航空券やホテルの予約等、出張がスムーズに進むように手配したり、特定のプロジェクトでのデータ収集・報告書の作成など、プロジェクトの進行を助けたりといったサポートを提供します。

どんな人が秘書に向いている？

秘書に求められる能力は多岐にわたります。

ここでは、どんな人が秘書に向いているかを見ていきましょう。

細部に注意を払うことが得意な人

まず、秘書という仕事はスケジュール管理や書類整理など、詳細にわたるタスクを効果的かつ正確にこなす必要があります。

そのため、組織能力が高く、細部に注意を払うことが得意な人に向いています。

柔軟性と適応力がある人

秘書には、スケジュールの急な変更や緊急の業務に対応できる柔軟性と適応力が求められます。

また、突発的な課題に対処し、自分から積極的に行動する問題解決能力と主体性を持つことも重要です。

コミュニケーション能力が優れている人

秘書は上司や顧客と円滑にコミュニケーションを取り、要件を理解し、的確な対応ができることが求められます。

さらに、上司や取引先との対応には、プロフェッショナルな態度と礼儀正しさが求められます。

信頼のおける人

秘書は組織や個人の機密情報を取り扱うことも少なくないため、慎重さと信頼性が必要です。

また、機密情報を適切に管理し、セキュリティを確保する責任感と実務能力も要求されます。

ITを適切に利用できるスキルのある人

秘書はWord等による文書作成やExcel等での表計算だけでなく、メールやSNS等を利用することもあるため、ITに詳しく、オフィスソフトを適切に利用できるスキルが必要です。

秘書検定って、どんな資格？

秘書検定は、秘書のスキルを証明するための資格試験であり、秘書業務に必要な基本的な知識・スキルを評価するために設けられています。

この資格は、個人の職業スキル向上や、秘書職に就く際の履歴書・面接でのアピールポイントとして役立つものです。

ただし、秘書検定だけで秘書職を遂行できるわけではありません。

実際に秘書として採用され活躍するには、実務経験や実際の職場でのスキル習得も重要です。

とはいえ、資格はスキルを証明する手段の一つであるため、取得する価値はあると言えます。

また、秘書検定で学べる内容は、秘書業務に限らず、広く一般的なビジネスマナーとして使える面も多いです。

秘書検定がカバーする内容

秘書検定は、秘書として求められるさまざまなスキルと知識を評価する試験であり、試験内容は、一般的に以下のような領域をカバーしています。

コミュニケーションスキル

まずは、ビジネスシーンでの適切なコミュニケーション方法を学ぶ必要があります。

これは、社内外とのスムーズなやり取りのために必要な能力です。

スケジュール管理

スケジュール調整や会議の運営など、時間を効率良く使うためのスキルも評価されます。

たとえば、重要な商談を控えた上司の日程をうまく調整し、衝突しないように調整・配慮する方法を学ぶことができます。

文書作成と機密情報の取り扱い

文書の作成・編集・整理、そしてファイリングから機密情報や個人のプライバシーに関するルールとセキュリティの確保方法について学びます。

これにより、情報を整理し、必要なときにすぐにアクセスできるようにする能力が養われるとともに、重要な契約書類を適切に保管し、不正アクセスから守る方法が学べます。

プロジェクトサポート

プロジェクト管理の基礎と、それを支える具体的なサポート業務についてのスキルが評価されるため、プロジェクトの進行に必要なデータ収集や、関連するステークホルダーとの連絡調整の基礎などが学べます。

秘書検定を取得するメリット

秘書検定を取得することで、以下のようなメリットが得られる可能性があります。

職務へのアピール力向上

秘書検定を取得することは、あなたが自己啓発に励み、専門的な知識を持っていることを雇用主に示す手段であり、履歴書や面接での大きなアドバンテージになります。

職務遂行能力向上

秘書検定を通じて学ぶ知識とスキルは、日常の業務をより効率的に遂行するのに役立ちます。

これは、仕事の品質を向上させ、結果的には職場での信頼と評価を高めることにつながるでしょう。

キャリアの幅広い選択肢

秘書検定は、秘書職に限らず多くのビジネス関連職においても有用です。

この資格は、組織内でさまざまな役職・職種へ就くためにも役立つものです。

コラム：政治家秘書と民間企業の秘書の違い

ここまでは企業に勤める秘書についての話をしてきましたが、秘書といえば、政治家秘書を思い浮かべる人も多いことでしょう。

政治家秘書と民間企業の秘書とは、性格を異にする部分があるため、ここではそれらについて解説します。

役割と目的の違い

政治家秘書は、政治家が選挙区や国の代表として活動するのをサポートするために、政策立案や選挙運動・選挙区のニーズへの対応など、政治的な任務に焦点を当てています。

一方、一般企業の秘書は、組織全体の円滑な運営や経営者の業務をサポートする役割を果たします。

主に組織内部での効率的なコミュニケーション・日常業務の管理・組織のスケジュール管理などが中心の役割です。

政治的性格の違い

政治家秘書は、政治的な議題に関連する仕事に取り組み、選挙運動の一環として有権者とのコミュニケーションを取ることもあります。

一方、一般企業の秘書は、主に組織内部の業務に焦点を当て、政治的な要素はほとんど関与しません。

業務範囲の違い

政治家秘書は、政策立案・法案の準備・メディアとのコミュニケーション・選挙運動の計画・選挙区の問題への対応など、政治活動に関連する幅広い業務を担当します。

一方、一般企業の秘書は、組織内部での書類管理・会議の調整・経営陣へのサポート・顧客や取引先との連絡調整など、主に組織の内部業務に関与します。

給与の違い

政治家秘書は、政府機関や議員事務所で雇用されることが一般的で、その給与は政府の予算、または事務所の予算に基づいています。

一方、一般企業の秘書は、企業によって雇用され、組織の規模や業界に応じて給与が異なります。

まとめ

この記事では「秘書のお仕事って？秘書検定は取っておくと就職・転職で有利になる？」について解説してきました。

記事の内容をまとめます。

秘書という仕事は、上司のアシスタントといったイメージがありますが、実際には幅広い業務をこなすプロフェッショナルな存在です。

また、秘書検定は、秘書のスキルを証明するための資格試験であり、秘書業務に必要な基本的な知識・スキルを評価するために設けられています。

この資格は、個人の職業スキル向上や、秘書職に就く際の履歴書・面接でのアピールポイントとして役立つものですが、秘書検定だけで秘書職を遂行できるわけではありません。

とはいえ、秘書検定で学べる内容は、秘書業務に限らず、広く一般的なビジネスマナーとして使える面も多いですし、履歴書や面接での大きなアドバンテージにもなります。