円満退職を実現する退職理由の伝え方と退職面談のポイントを解説

退職を考えたときに、多くの人を悩ませるのが上司へ退職を伝える方法です。

円満退職のためにも、上司に退職を伝える際には、適切な伝え方を知っておくことが必要になります。

この記事では、円満退職を実現するための退職理由の伝え方と退職面談のポイントを解説します。

退職の伝え方：直接話すか書面で伝えるか？

退職の意思を上司に伝える方法は、直接話すか、書面で伝えるかを選ぶことが一般的です。

直接話す場合は、上司との面談を設定し、その場で退職の意思を伝えます。

一方、書面で伝える場合は、退職届や退職願を提出する方法です。

どちらの方法が正解ということはありませんので、自分の性格や上司との関係性を考慮して決めてください。

この記事では、面談で直接話しをする方法を解説します。

退職面談のスケジューリング

退職を考えたら、後任の準備や業務の引き継ぎに余裕を持たせるために、なるべく早めに上司に伝える準備をしましょう。

社内ルールを確認する

企業には、それぞれ独自の退職手続きに関する社内ルールが存在します。

上司との退職面談の前には、まず社内のルールや手続きを確認し、それに従って手続きを進めましょう。

適切な手続きを踏むことで、円滑に退職が進められるだけでなく、上司からの信頼を損なう可能性を減らせます。

退職面談の場所の選び方

次に、退職面談の場所を選びましょう。

ここでは、プライバシーが保たれ、じっくり話ができる場所を選ぶことが重要です。

退職面談の時期の選び方

退職面談の時期を選ぶ際には、会社の繁忙期や上司のスケジュールを考慮することも大切です。

大きなプロジェクトの真っ只中や締め切り直前に退職の意向を伝えると、上司だけでなく、チームメンバー全員に負担をかける可能性があります。

上司の時間を尊重し、事前に「話があるので時間をとってもらえますか？」とアポイントメントも忘れずに取るようにしてください。

退職面談でのコミュニケーションのポイント

次に、退職理由を伝える際に注意したいコミュニケーションのポイントを解説します。

①退職理由を短くまとめて伝える

退職の理由は、事前準備でまとめた要点を、はっきりと短く伝えましょう。

複雑に話しすぎると、相手が混乱して理解を得づらくなります。

自分のキャリア目標や新しい挑戦について前向きに伝えると、理解してもらいやすいです。

②上司や会社への感謝を伝える

退職理由にあわせて、これまで会社で経験したことや、学んだことへの感謝を伝えましょう。

このとき、感情的にならず、あくまで冷静に客観的な言葉を選ぶように注意してください。

③上司の反応や意見に冷静に対応する

退職理由を伝えた後は、上司の反応や意見に注意をはらいましょう。

どんな意見や提案が来ても、まずはオープンな姿勢を保つことが重要です。

もし、上司が感情的な反応をしてきた場合でも、冷静さを失ってはいけません。

交渉が必要になった場合を考慮して、退職日や引き継ぎの条件について柔軟に対応できる準備をしておくと良いでしょう。

④退職後の引継ぎやサポートについて話す

退職後の引継ぎやサポートについて話すことも忘れずに行いましょう。

円滑な職務の引継ぎや後任の育成に協力する意思を伝えることで、上司はあなたに対しての信頼や感謝の気持ちを抱くことができます。

退職を上司へ伝える際の注意点

上司に退職を伝える際、一番の懸念は上司の反応が予測できないことです。

理解を示してくれる上司もいれば、驚きや怒りを示す上司もいます。

予め上司の反応を予測することは難しいため、以下の点についてはある程度覚悟しておく必要があります。

①不快な反応を示す上司もいる

上司によっては退職の意向を受け入れてくれない場合もあります。

これは特に上司との関係が悪い場合や、退職の影響が大きいプロジェクトに関わっている場合に起こりやすいです。

このような場合、上司は不快な反応を示し、関係が悪化する可能性があります。

②上司との信頼関係が揺らぐことがある

退職を伝えることで、上司に不信感が生まれる場合もあります。

部下から退職の意向を伝えられた上司は、「なぜ退職するのか」「将来の計画はあるのか」などの疑問を抱きます。

このとき、上司との関係を考えると、退職理由を共有することが望ましいのは言うまでもありません。

ですが、退職理由が個人的なものであったり、他の社員には知られたくないものであったりする場合もあるでしょう。

このような場合は、退職理由の共有が難しいことを伝える必要がありますが、場合によっては上司に不信感を持たせることもあります。

また、上司は部下の退職を受け入れることで、自身の業績や管理能力に影響がでるかもしれません。

そのため、上司は退職を受け入れることに消極的な態度を示すこともあります。

このような場合、部下と上司の信頼関係は揺らぐことになるでしょう。

③一度揺らいだ信頼関係の修復は難しい

上司との信頼関係が揺らいでしまうと、その信頼関係を修復することは容易ではありません。

その後の転職活動だけでなく、退職後の新しい職場での評価にも影響がでることもあるでしょう。

そのため、退職を伝える際には、話す内容を慎重に考える必要があるんです。

④人間関係や仕事の効率の変化が起こる

退職を伝えることで、人間関係の変化が起こることもあります。

上司や同僚との関係が良好であった場合でも、退職を伝えることで距離感が生まれることもあるでしょう。

上司が部下との関係を重視している場合でも、退職を伝えることで距離を置く傾向になることがありますし、同僚は仕事の負担が増えることやチームの雰囲気が変わることに不安を感じる場合もあります。

これにより、以前よりも上司や同僚とのコミュニケーションが減少し、仕事の効率やチームの雰囲気にも影響を及ぼす可能性があります。

まとめ

この記事では「円満退職を実現する退職理由の伝え方と退職面談のポイント」について解説しました。

記事の内容をまとめます。

上司に退職理由を伝えることは、退職のプロセスにおいて最重要のポイントです。

上司からはさまざまな反応が予想されますが、冷静かつ相手を尊重した対応を心がけましょう。

そして、退職の意志を固く持ちつつも、ある程度の柔軟性も見せることで、これまでの関係を大切にする姿勢を示しましょう。